| 15<\/td> | Pr\u00e9paration du dossier d'audit<\/td> | Fiche de synth\u00e8se et dossier de preuves pr\u00eats avant l'audit<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n Simple ? Oui.<\/p>\n\n\n\n Mais des contr\u00f4les simples permettent d'\u00e9viter des erreurs co\u00fbteuses.<\/p>\n\n\n\n FAQ<\/h2>\n\n\n\nQu'est-ce que le suivi des certificats d'inspection ?<\/h3>\n\n\n\nLe suivi des certificats d'inspection est le processus contr\u00f4l\u00e9 d'enregistrement, de suivi, de v\u00e9rification et de renouvellement des certificats d'inspection li\u00e9s \u00e0 des produits, des machines, des fournisseurs, des actifs ou des exigences de conformit\u00e9 sp\u00e9cifiques. Il aide les \u00e9quipes charg\u00e9es de la conformit\u00e9 \u00e0 prouver que les inspections requises sont valides, tra\u00e7ables, actuelles et pr\u00eates \u00e0 \u00eatre examin\u00e9es lors d'un audit, sans avoir recours \u00e0 des courriels \u00e9pars ou \u00e0 une m\u00e9moire manuelle.<\/p>\n\n\n\n Dans les op\u00e9rations interentreprises, cela signifie g\u00e9n\u00e9ralement la tenue d'un registre principal des certificats avec le type de certificat, l'identifiant de l'actif, le num\u00e9ro de s\u00e9rie, la date d'\u00e9mission, la date d'expiration, l'\u00e9metteur, le propri\u00e9taire, le statut, le fichier de preuves et l'action de renouvellement.<\/p>\n\n\n\n Pourquoi les \u00e9quipes charg\u00e9es de la conformit\u00e9 ont-elles besoin d'une liste de contr\u00f4le pour les certificats d'inspection ?<\/h3>\n\n\n\nUne \u00e9quipe charg\u00e9e de la conformit\u00e9 a besoin d'une liste de contr\u00f4le des certificats d'inspection, car les certificats peuvent expirer, ne pas correspondre aux actifs, ne pas avoir la port\u00e9e requise ou dispara\u00eetre dans les courriels des fournisseurs avant le d\u00e9but de l'audit. Une liste de contr\u00f4le oblige les \u00e9quipes \u00e0 v\u00e9rifier la propri\u00e9t\u00e9, les dates d'expiration, la qualit\u00e9 des documents, la cr\u00e9dibilit\u00e9 de l'\u00e9metteur, les liens entre les actifs, les preuves de renouvellement et l'\u00e9tat de pr\u00e9paration \u00e0 l'audit de mani\u00e8re coh\u00e9rente.<\/p>\n\n\n\n Sans liste de contr\u00f4le, les \u00e9quipes ne d\u00e9couvrent souvent les probl\u00e8mes li\u00e9s aux certificats que lorsqu'un client, un organisme de r\u00e9glementation, un assureur ou un auditeur interne demande des preuves sous la pression du temps.<\/p>\n\n\n\n Comment suivre les dates d'expiration des certificats d'inspection ?<\/h3>\n\n\n\nLes dates d'expiration des certificats d'inspection sont suivies en enregistrant la date d'\u00e9mission de chaque certificat, la date d'expiration, le propri\u00e9taire, l'identifiant du bien et le statut du renouvellement dans un registre contr\u00f4l\u00e9 avec des alertes \u00e0 90 jours, 60 jours, 30 jours et 7 jours. Les certificats expir\u00e9s doivent d\u00e9clencher une escalade, un examen de l'\u00e9quipement, un blocage de l'exp\u00e9dition ou un suivi du fournisseur en fonction du risque.<\/p>\n\n\n\n Les meilleurs syst\u00e8mes comprennent \u00e9galement des filtres de tableau de bord pour \u201cvalide\u201d, \u201cexpirant bient\u00f4t\u201d, \u201cexpir\u00e9\u201d, \u201cen attente de renouvellement\u201d et \u201cen cours d'examen\u201d, afin que les \u00e9quipes charg\u00e9es de la conformit\u00e9 puissent agir avant que l'horloge de l'audit ne se mette en marche.<\/p>\n\n\n\n Que doit contenir un syst\u00e8me de gestion des certificats pr\u00eat \u00e0 \u00eatre audit\u00e9 ?<\/h3>\n\n\n\nUn syst\u00e8me de gestion des certificats pr\u00eat pour l'audit doit comprendre un registre principal, un stockage contr\u00f4l\u00e9 des documents, la propri\u00e9t\u00e9 des certificats, le suivi de l'expiration, les liens avec les actifs, les d\u00e9tails sur les fournisseurs, les fichiers de preuves, les journaux de renouvellement, le statut d'approbation et les r\u00e8gles d'extraction. Le syst\u00e8me doit aider les \u00e9quipes \u00e0 prouver la validit\u00e9 des certificats de mani\u00e8re rapide et coh\u00e9rente lors des audits des clients, des organismes de r\u00e9glementation, des fournisseurs ou des audits internes.<\/p>\n\n\n\n Il doit \u00e9galement s\u00e9parer les anciens certificats des dossiers en cours, signaler les informations manquantes sur le champ d'application et indiquer qui a examin\u00e9 chaque certificat avant qu'il ne soit accept\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Quelles sont les erreurs les plus courantes en mati\u00e8re de suivi des certificats d'inspection ?<\/h3>\n\n\n\nParmi les erreurs courantes de suivi des certificats d'inspection, citons l'utilisation de dossiers partag\u00e9s sans registre, l'absence de dates d'expiration, le stockage des certificats uniquement par courrier \u00e9lectronique, l'absence de correspondance entre les certificats et les num\u00e9ros de s\u00e9rie, l'acceptation de champs d'inspection vagues, le fait de laisser des certificats expir\u00e9s dans des dossiers actifs et l'attribution de la responsabilit\u00e9 \u00e0 un service au lieu d'un seul propri\u00e9taire responsable.<\/p>\n\n\n\n L'erreur la plus pr\u00e9judiciable est de croire que la possession est synonyme de contr\u00f4le. Une entreprise peut \u201cposs\u00e9der\u201d un certificat et \u00e9chouer \u00e0 un audit si le certificat ne peut pas \u00eatre v\u00e9rifi\u00e9, r\u00e9cup\u00e9r\u00e9 ou associ\u00e9 \u00e0 l'actif appropri\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Comment les fournisseurs B2B peuvent-ils am\u00e9liorer le suivi des certificats de conformit\u00e9 ?<\/h3>\n\n\n\nLes fournisseurs B2B peuvent am\u00e9liorer le suivi des certificats de conformit\u00e9 en int\u00e9grant les exigences relatives aux certificats dans les bons de commande, en reliant chaque certificat aux mod\u00e8les de produits et aux num\u00e9ros de s\u00e9rie, en utilisant des noms de fichiers normalis\u00e9s, en attribuant des propri\u00e9taires de renouvellement, en cr\u00e9ant des alertes d'expiration et en pr\u00e9parant des dossiers d'audit avant que les clients ne les demandent. La gestion des certificats passe ainsi de la paperasserie r\u00e9active au contr\u00f4le op\u00e9rationnel.<\/p>\n\n\n\n Pour les fournisseurs de machines, le syst\u00e8me doit \u00e9galement relier les certificats aux dossiers d'inspection, aux rapports finaux de contr\u00f4le qualit\u00e9, aux preuves d'emballage, aux contr\u00f4les de maintenance et aux exigences de conformit\u00e9 sp\u00e9cifiques au client.<\/p>\n\n\n\n CTA<\/h2>\n\n\n\nSi votre \u00e9quipe de conformit\u00e9 continue de suivre les certificats par le biais de recherches dans la bo\u00eete de r\u00e9ception, de PDF \u00e9parpill\u00e9s et d'habitudes de \u201cdemande au service du contr\u00f4le qualit\u00e9\u201d, rem\u00e9diez \u00e0 cette situation avant le prochain audit du client. Cr\u00e9ez un registre de suivi des certificats d'inspection contr\u00f4l\u00e9, attribuez des propri\u00e9taires, d\u00e9finissez des alertes d'expiration, reliez chaque certificat \u00e0 l'actif exact et pr\u00e9parez des dossiers d'audit avant que quiconque ne le demande. C'est ainsi que les \u00e9quipes B2B r\u00e9duisent les d\u00e9lais d'audit et prot\u00e8gent la confiance lorsque la paperasserie prend soudainement de l'importance.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Le suivi des certificats d'inspection n'est pas un simple archivage de documents ; c'est la fa\u00e7on dont les \u00e9quipes charg\u00e9es de la conformit\u00e9 prouvent que les \u00e9quipements, les fournisseurs et les contr\u00f4les de s\u00e9curit\u00e9 sont toujours valables. Ce guide fournit aux \u00e9quipes B2B une liste de contr\u00f4le pratique pour le suivi de l'expiration des certificats, de la propri\u00e9t\u00e9, des preuves d'audit et du suivi des fournisseurs avant que les enregistrements ne deviennent des probl\u00e8mes co\u00fbteux.<\/p>","protected":false},"author":1,"featured_media":1300,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_gspb_post_css":"","footnotes":""},"categories":[202],"tags":[270,268,269,271,267,272],"class_list":["post-1297","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-safety-maintenance","tag-audit-ready-certificate-management","tag-certificate-expiration-tracking","tag-compliance-certificate-tracking","tag-inspection-certificate-checklist","tag-inspection-certificate-tracking","tag-inspection-compliance-checklist"],"blocksy_meta":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/chinaminiloader.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1297","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/chinaminiloader.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/chinaminiloader.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/chinaminiloader.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/chinaminiloader.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1297"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/chinaminiloader.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1297\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1534,"href":"https:\/\/chinaminiloader.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1297\/revisions\/1534"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/chinaminiloader.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1300"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/chinaminiloader.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1297"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/chinaminiloader.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1297"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/chinaminiloader.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1297"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}} |